企業(yè)管理流程編制分析

　　流程作為一種企業(yè)行為規(guī)范，使員工在做事情時(shí)有規(guī)矩可循。但是現(xiàn)在真正能夠很好地使用和管理流程的企業(yè)并不多，下面就一起來(lái)說(shuō)說(shuō)企業(yè)流程管理的那些事。

　　一、流程管理定位

　　組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。即由兩個(gè)及以上的業(yè)務(wù)步驟，完成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)行為的過(guò)程。

　　01 建立流程的目的

　　(1)提高業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和秩序化;

　　(2)控制業(yè)務(wù)交易過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)，防止經(jīng)營(yíng)活動(dòng)潛在的風(fēng)險(xiǎn);

　　(3)流程管理可以提高整體運(yùn)營(yíng)效率，防止低效率和資源浪費(fèi);

　　(4)流程化管理可以體現(xiàn)公司運(yùn)營(yíng)的規(guī)范性以及經(jīng)營(yíng)的穩(wěn)健性。

　　02 建立流程的好處

　　(1)對(duì)于負(fù)責(zé)人而言，不用擔(dān)心有令不行、執(zhí)行不力;

　　(2)對(duì)于中層干部而言，不用事事請(qǐng)示，不用再受夾板氣;

　　(3)對(duì)于基層員工而言，掌握正確的做事方法，不用再背黑鍋。

　　總而言之：流程管理讓一切工作變得簡(jiǎn)單。

　　03 注意事項(xiàng)

　　(1)現(xiàn)在任何公司都必須以業(yè)務(wù)或客戶為中心，所有流程必須以此為核心來(lái)建立，所有流程必須服務(wù)于這個(gè)中心。如果流程的建立反而讓整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)作效率降低，就不是一個(gè)好流程;

　　(2)流程的目的之一就是為了管控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，但風(fēng)險(xiǎn)管控應(yīng)該有主次之分，不要過(guò)多注意細(xì)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，而失去客戶或失去市場(chǎng);

　　(3)流程的決策人，必須讓能聽(tīng)到“炮聲”的人來(lái)決策，不能讓遠(yuǎn)離客戶或者市場(chǎng)的人來(lái)決策;

　　(4)流程不應(yīng)該是一成不變的,它應(yīng)該隨公司發(fā)展而不斷完善,隨公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化而變化。

　　二、做好流程編制前期工作

　　01 流程管理職責(zé)

　　(1)流程管理主責(zé)部門(mén)：

　　a.負(fù)責(zé)流程運(yùn)行中的指導(dǎo)、組織以及協(xié)調(diào);

　　b.負(fù)責(zé)流程文件的建立、分布、修訂以及廢止;

　　c.負(fù)責(zé)流程的評(píng)價(jià)以及優(yōu)化。

　　(2)流程執(zhí)行主責(zé)部門(mén)：

　　a.負(fù)責(zé)本部門(mén)流程的制定、宣貫、執(zhí)行和維護(hù);

　　b.負(fù)責(zé)公司流程的執(zhí)行;

　　c.負(fù)責(zé)主責(zé)流程的優(yōu)化和公司流程優(yōu)化的建議。

　　(3)流程起草責(zé)任人：

　　a.負(fù)責(zé)新流程的調(diào)研起草及相關(guān)流程文件的編制;

　　b.負(fù)責(zé)運(yùn)行流程維護(hù)修改和協(xié)助優(yōu)化工作;

　　c.負(fù)責(zé)流程文件標(biāo)準(zhǔn)化，提交文件至流程文庫(kù)。

　　(4)流程文件管理責(zé)任人：

　　a.負(fù)責(zé)檢查接收流程文件的標(biāo)準(zhǔn)化;

　　b.負(fù)責(zé)分類(lèi)管理在庫(kù)的流程文件;

　　c.負(fù)責(zé)流程文件的下發(fā)和回收舊文件工作。

　　02 流程調(diào)研

　　(1)調(diào)研標(biāo)準(zhǔn)：

　　流程的定義告訴我們，流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。即由兩個(gè)及以上的業(yè)務(wù)步驟，完成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)行為的過(guò)程。此外，流程還必須滿足以下條件：

　　a.管理事務(wù)涉及到兩個(gè)部門(mén)或三個(gè)崗位以上;

　　b.操作過(guò)程中帶有物流、資金流、人流和信息流;

　　c.操作過(guò)程是固定模式或運(yùn)行路線。

　　(2)調(diào)研方法：

　　a.流程場(chǎng)景識(shí)別表;

　　b.訪談;

　　c.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研;

　　d.工作日志。

　　03 流程框架

　　流程框架是反映所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的總體構(gòu)成和層級(jí)關(guān)系，核心內(nèi)容是重塑以客戶為導(dǎo)向的業(yè)務(wù)鏈，從而描述出整體流程清單。但流程框架不等于流程清單，因?yàn)榱鞒糖鍐沃荒鼙硎龀隽鞒痰膶蛹?jí)關(guān)系和數(shù)量，而流程的接口關(guān)系需借助流程框架來(lái)呈現(xiàn)。

　　04 流程清單

　　流程清單是以組織層級(jí)和流程層級(jí)區(qū)分梳理流程類(lèi)別而羅列的所有流程，具體方法是依據(jù)流程框架對(duì)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分層分類(lèi)，梳理出公司一級(jí)、二級(jí)和三級(jí)流程清單。

　　05 流程編號(hào)

　　流程編號(hào)要根據(jù)公司業(yè)務(wù)鏈結(jié)構(gòu)和流程框架結(jié)構(gòu)制定編號(hào)規(guī)則，主要包括：流程圖標(biāo)號(hào)、流程說(shuō)明編號(hào)、流程運(yùn)行表單標(biāo)號(hào)，明確表達(dá)各類(lèi)編號(hào)的含義。

　　三、編制流程圖

　　1、流程圖模板

　　流程圖采用泳道式圖形表達(dá)，一個(gè)泳道表示一個(gè)角色，呈現(xiàn)在圖形法，泳道左側(cè)表示流程階段，一般一個(gè)流程表達(dá)有兩個(gè)到三個(gè)階段，泳道內(nèi)表示的是每個(gè)流程步驟，用不同形狀的幾何圖形表示，每個(gè)圖形用帶箭頭的直線連接，表示每個(gè)步驟的流轉(zhuǎn)方向。

　　流程圖模板

　　2、流程圖繪制

　　(1)依據(jù)調(diào)研得到的多種信息，綜合起來(lái)繪制流程圖，一般采用Visio畫(huà)圖軟件來(lái)繪制，形成流程圖初稿;

　　(2)初稿繪制完成后,必須向該流程的實(shí)際運(yùn)行部門(mén)的操作人員征求意見(jiàn),核實(shí)流程運(yùn)行的步驟、角色、職責(zé)以及權(quán)限;

　　(3)征求意見(jiàn)完成后，需要對(duì)流程進(jìn)行修改，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核再修改，最終定稿;

　　(4)定稿文件最后集中提交總經(jīng)理審批。

　　四、編制流程說(shuō)明表及表單

　　1、編制流程說(shuō)明表

　　(1)充分理解流程圖，了解每個(gè)步驟之間的相互關(guān)系;

　　(2)說(shuō)清楚輸入的資源和輸出的結(jié)果;

　　(3)按流程逐一編制，序號(hào)一致，說(shuō)清楚什么人做什么事;

　　(4)再標(biāo)準(zhǔn)格式的編制。

　　2、編制配套表單

　　(1)依據(jù)流程圖整理配套表單;

　　(2)明確表單使用責(zé)任人，要求其提供表單初稿，不能提供的依據(jù)流程要求進(jìn)行表單設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)完成的表單必須經(jīng)使用責(zé)任人簽字確認(rèn);

　　(3)配套表單編制完成后，統(tǒng)一按流程圖編號(hào)進(jìn)行配套表單編號(hào)，要求配套表單編號(hào)與流程圖保持一致，后綴“-01”自然順延。

　　五、流程下發(fā)試運(yùn)行

　　(1)流程下發(fā)試運(yùn)行前，由流程管理責(zé)任部門(mén)組織試運(yùn)行培訓(xùn)，參加人員為與該流程相關(guān)的所有操作人員、管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人，統(tǒng)一講解流程步驟、角色、職責(zé)、權(quán)限以及配套表單的發(fā)起人、填寫(xiě)方法、流轉(zhuǎn)路線收存歸檔等;

　　(2)培訓(xùn)完成后，正式下發(fā)試運(yùn)行，同時(shí)下發(fā)“流程試運(yùn)行問(wèn)題記錄表”，要求試運(yùn)行期間的任何問(wèn)題必須記錄在表內(nèi)，不允許擅自修改表單;

　　(3)試運(yùn)行期根據(jù)流程的運(yùn)行周期而定，一般情況試運(yùn)行3-5個(gè)運(yùn)行周期，如果試運(yùn)行周期一個(gè)月以上的可以根據(jù)實(shí)際情況另行確定，試運(yùn)行結(jié)束時(shí)，“流程試運(yùn)行問(wèn)題記錄表”經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同時(shí)收回。

　　六、流程維護(hù)與修訂

　　流程維護(hù)與修訂是指流程運(yùn)行過(guò)程中，由于組織結(jié)構(gòu)或經(jīng)營(yíng)環(huán)境發(fā)生變化，原有流程不能滿足時(shí)的修訂，需要注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)流程運(yùn)行中，相關(guān)人員必須嚴(yán)格按流程操作，防止誤操作的修訂;

　　(2)流程管理責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)行情況監(jiān)督檢查;

　　(3)業(yè)務(wù)流程涉及多個(gè)部門(mén)由主責(zé)部門(mén)負(fù)責(zé)管理修訂時(shí)，由主責(zé)部門(mén)提出;

　　(4)流程修訂由流程管理責(zé)任部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)實(shí)施，流程使用部門(mén)無(wú)權(quán)修訂;

　　(5)修訂時(shí)由流程使用部門(mén)填寫(xiě)“流程修訂建議表”，并提交流程管理責(zé)任部門(mén)。

　　七、流程作廢

　　滿足作廢的條件：

　　(1)因組織或業(yè)務(wù)變化，流程已失去效力;

　　(2)同一事項(xiàng)被新流程所規(guī)定，或因流程體系調(diào)整而合并。

　　以上是企業(yè)管理流程的編制步驟和管理過(guò)程，實(shí)施流程管理可以對(duì)癥下藥來(lái)解決企業(yè)的管理頑疾，做得好則事半功倍，提高企業(yè)的運(yùn)行效率。這里需要說(shuō)明的是流程實(shí)施離不開(kāi)有效的培訓(xùn)和配套的管理制度，這方面以后再交流。

　　以上就是企業(yè)管理咨詢公司關(guān)于企業(yè)管理流程編制步驟和管理過(guò)程。企業(yè)實(shí)施流程管理需要對(duì)癥下藥來(lái)解決企業(yè)長(zhǎng)期存在的管理問(wèn)題，做好流程管理問(wèn)題，就能提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。這里需要說(shuō)明的是，流程實(shí)施離不開(kāi)有效的培訓(xùn)和配套管理制度，這方面企業(yè)也不能疏忽。